10.10.2016

Messaging Apps erfreuen sich bei privaten Nutzern hoher Beliebtheit. WhatsApp, Messenger, WeChat oder Sonstige:Mehr als eine Milliarde Benutzer nutzen private Messaging Apps.

Warum sind private Messaging Apps für Unternehmen ungeeignet?

Messaging Apps erfreuen sich bei privaten Nutzern hoher Beliebtheit. WhatsApp, Messenger, WeChat oder Sonstige:Mehr als eine Milliarde Benutzer nutzen private Messaging Apps. Da diese Apps für die mobile Kommunikation besonders praktisch sein können, deutlich schneller sind als E-Mails und auch für die Zusammenarbeit in Gruppen gut geeignet sind, neigen deren Nutzer oftmals dazu, sie auch im beruflichen Kontext zu verwenden. Dies kann jedoch verschiedene Herausforderungen und auch Risiken mit sich bringen.

Hier finden Sie die 6 Gründe dafür, warum private Messaging Apps für Unternehmen ungeeignet sind

1. Sicherheit

Würden Sie Ihren Mitarbeiter die Nutzung privater E-Mail-Accounts für geschäftliche Zwecke erlauben? Wohl eher nicht. Dies würde eine Gefahr für Ihr gesamtes Unternehmen darstellen. Sie könnten die Accounts von Mitarbeitern, die Ihr Unternehmen verlassen haben, nicht schließen und hätten keinerlei Kontrolle über die Speicherung von Daten oder Zugangsrechte zu potenziell vertraulichen Daten. Bei Messaging Apps ist das nicht anders. Ihre Mitarbeiter sollten eine speziell für Unternehmen entwickelte App nutzen, die Sie ausgewählt haben und die Ihren Sicherheitsanforderungen entspricht. So hat beispielsweise Whatsapp erst kürzlich eine grundlegende Änderung seiner Datenschutzrichtlinie angekündigt, damit der Mutterkonzern Facebook ab sofort bestimmte Nutzerdaten von der App aufgreifen kann, um personalisierte Werbeinhalte anzuzeigen. Manche private Messaging-Dienste sind zudem in den USA gehostet, wo die Datenschutzrechte und die breit angelegte Überwachung die Anforderungen europäischer Kunden nicht erfüllen können.

2. Desktop-gestützte & mobile Nutzung

Messaging Apps bieten eine sehr komfortable Lösung im Bereich der mobilen Kommunikation – das ist gleichzeitig einer der Gründe, warum Mitarbeiter geschäftlich auf diese Apps zurückgreifen, wenn sie gerade nicht im Büro sind. Doch längst nicht alle Kollegen und Geschäftskontakte sind mobil unterwegs (Back-Office-Funktionen, Call-Center-Mitarbeiter, Support) oder geben bereitwillig ihre mobile Rufnummer heraus. Für Ihr Unternehmen ist es daher besonders wichtig, eine Messaging App zu verwenden, die sowohl auf Desktops als auch auf Smartphones funktioniert und E-Mail-Adressen zur Kennung nutzt.

3. Verwaltung

Darüber hinaus bieten private Apps keinerlei unternehmensbezogene Admin-Portale für die Bereiche Roll-Out und User-Management, Nutzungsüberwachung, unternehmensweite Richtlinien, Back-Up, Schutz vor Datenverlust usw.

4. Support

Support ist ein kritischer Aspekt für Unternehmen. Wenn etwas nicht richtig funktioniert, ist sofortiges Handeln gefragt. Ausschließlich auf Unternehmen ausgelegte Apps bieten Überwachung, Support und SLAs mit speziell für diese Funktionen eingesetztem Personal.

5. Telefonie & Unternehmensverzeichnis

Unternehmensverzeichnisse unterliegen einem ständigen Wandel, da Mitarbeiter in das Unternehmen eintreten oder das Unternehmen verlassen. Die beste Möglichkeit, um stets auf dem neuesten Stand zu sein, ist eine Integration zwischen der Messaging App und dem Unternehmensverzeichnis. Auch sollten Sie bei der Suche nach einem bestimmten Geschäftskontakt nicht erst Ihre Freundesliste durchsuchen müssen. Geschäftliche und private Kontakte sollten voneinander getrennt bleiben.

Private Apps bieten keinerlei Möglichkeit einer Integration mit wichtigen Collaboration-Tools wie dem Telefon auf Ihrem Schreibtisch. Tatsächlich bieten nur (wenige) auf Unternehmen ausgelegte Apps die Einbindung des Telefons auf Ihrem Schreibtisch (inklusive Statusanzeige: Verfügbar, Beschäftigt usw.) in die App, um jederzeit eindeutig anzuzeigen, ob ein Kollege verfügbar ist oder nicht. Die Integration mit unternehmensweiten Telefonanlagen bietet grundlegende Vorteile: So können Mitarbeiter Anrufe per Click-to-Call in der App starten und anschließend wie gewohnt ihr Telefon für das Gespräch nutzen (anstelle des PC oder Smartphones), ihre Voicemail über die App abrufen, Anrufe weiterleiten und vieles mehr. Anders ausgedrückt: Ihre Mitarbeiter können mit der Messaging App nicht nur Nachrichten versenden, Anrufe tätigen, Videokonferenzen starten und Informationen teilen, sondern auch ihre Telefoneinstellungen im Auge behalten.

6. Integration mit Unternehmens-Tools

In der Geschäftswelt ist die Zusammenarbeit oftmals nicht ganz so einfach gestrickt wie im privaten Bereich. Ihre geschäftlichen Kontakte sind nicht nur in Ihrem Smartphone abgelegt, sondern auch in einem Unternehmensverzeichnis, einem CRM, einer Lieferantenreferenz. Die Inhalte, die Sie teilen, sind nicht nur auf Fotos beschränkt, die Sie mit Ihrem Smartphone aufgenommen haben, sondern umfassen alle auf Ihrem PC oder einer File-Sharing-Lösung abgelegten Dateien. Ihr Unternehmen nutzt mit Sicherheit verschiedene kritische IT-Systeme, die allesamt ausschlaggebend sind für Ihren Erfolg – sei es Ihr ERP, Ihr Logistiksystem, Ihr Buchhaltungs-Tool oder Ihre HR-App. Die nahtlose Vernetzung mit Ihren bestehenden IT-Komponenten spielt eine führende Rolle für Ihre End-to-End-Produktivität. Private Apps können dabei einfach nicht mithalten.

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