16/10/2017

On entend régulièrement parler de la disparition du mail, ou encore du « zéro mail ».

Chaque seconde 3 millions d’emails sont envoyés dans le monde

On entend régulièrement parler de la disparition du mail, ou encore du « zéro mail ». Toutefois, force est de reconnaître que cet outil de communication a bien fait ses preuves en termes de popularité. Effectivement, chaque seconde 3,4 millions d’emails sont envoyés dans le monde. Dans le contexte professionnel, l’email est très adopté et apprécié par les cadres français : une étude menée par Adobe montre que 67% des managers sont totalement dépendants du mail. Le mail est en effet leur outil favori puisqu’il représente un « hub idéal de communication » qui regroupe les échanges d’informations ou de fichiers, les suivis de dossiers et même la prise de rendez-vous.

L’importance de l’email est très débattue, surtout en termes de productivité. Les grandes structures souffrent souvent d’une surcharge d’informations sur les boites mails de leurs salariés menant à une perte de temps et d’efficacité.

La solution est donc simple : il faut savoir optimiser l’utilisation du mail :

• Pour commencer, il est conseillé de choisir des créneaux horaires dédiés à la lecture des messages, ainsi que de supprimer les notifications. Cela permet de fluidifier le travail et éviter toute interruption qui peut être causée par la réception d’un message.

 Filtrer et hiérarchiser ses mails sont deux bonnes pratiques à mettre en place pour diminuer le superflu qui ralenti le travail.

• Enfin, inclure uniquement les bons destinataires de son message uniquement permet d’éviter un effet boomerang : plus il y a de personnes en copie d’un mail, plus il y a de réponses, et donc de mails à traiter

Tous ces propos sont expliqués à travers un exemple concret dans un article précédent publié sur ce blog : Mail professionnel : adoré, détesté mais finalement nécessaire.

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