05/06/2017

En tant qu’employé il est souvent rageant de devoir accomplir des tâches sans avoir le bon outil.

En tant qu’employé il est souvent rageant de devoir accomplir des tâches sans avoir le bon outil. Depuis une dizaine d’années, les salariés sont souvent mieux équipés chez eux, où ils sont libres de télécharger les programmes et les applications les plus récentes, qu’au bureau. Face aux risques de Shadow IT et de la multiplication des solutions, il devient nécessaire à l’entreprise d’imposer un outil commun efficace. Mais il est indispensable que le choix et la mise en place de cet outil se fasse en collaboration avec les salariés, qui ne doivent être écartés du processus.Dans le cas contraire, la solution imposée risque d’être rejetée. Voici donc 4 étapes pour faire adopter un outil collaboratif.

Des salariés en mode bricolage informatique

Au travail on se débrouille et chacun essaie de contourner les règles édictées par la DSI pour pouvoir travailler efficacement avec des outils qui ne datent pas d’il y a 10 ans ou des versions périmées et non maintenues. A l’inverse, on se bat aussi pour utiliser les outils qui fonctionnent, sans les abandonner pour d’autres plus récents à l’efficacité incertaine, comme en témoigne par exemple (en ce qui concerne les systèmes d’exploitation), l’échec cuisant de Windows 8, et la résistance spectaculaire des Windows XP et 7. Ces entorses au règlement sont souvent jugées par les salariés comme inévitables et nécessaires pour pouvoir travailler correctement avec des outils adaptés.

Ainsi, selon une étude Stratecast-McAfee menée en 2013 auprès de 600 salariés de grandes entreprises (de plus de 1 000 salariés), plus de 80% d’entre eux avaient recours au shadow IT, c’est-à-dire à l’utilisation d’un logiciel (souvent en mode SaaS) interdit.

On comprend donc mieux pourquoi, quand la direction nous rappelle à l’ordre avec un nouvel outil de communication qui s’impose à tout le monde sans exception, en premier lieu ce sont plutôt les grincements de dents que l’on peut entendre et non les applaudissements !

La résistance est de mise, surtout face à un outil venant d’en haut, car on est persuadé d’avoir fait le meilleur choix.

Nous avons en effet besoin d’outils de communication qui nous permettent de travailler de manière transversale avec nos collègues d’autres entreprises en mode synchrone ou asynchrone, et de pouvoir échanger sur des documents partagés, de vive voix, en vidéo ou par messagerie instantanée.

Généralement donc on se retrouve à utiliser plusieurs applications pour gérer l’ensemble de ces fonctionnalités, et l’on passe de l’une à l’autre de manière plus ou moins aisée mais non sans fatigue.

Là où ça se complique c’est que nos collègues ont rarement fait le même choix que nous, et c’est encore pire si nous sommes dans une démarche BYOD (Bring Your Own Device). Bonjour les heures perdues du fait de l’incompatibilité des différents systèmes !

Alors la mauvaise nouvelle peut vite devenir un cadeau du ciel lorsque l’on dispose d’un outil puissant et partagé qui réponde à nos besoins essentiels de communication dans notre travail.

Ce schéma résume les 4 étapes à suivre pour réussir à faire adopter un outil collaboratif au sein de l’entreprise, en évitant le rejet de la part de ses futurs utilisateurs.

1 - Passer par une phase de diagnostic partagé

La direction a certainement commis une erreur si elle a suscité des réactions de rejet chez les salariés : on peut toujours expliquer que dans un lien de subordination s’écraser n’est pas un choix mais une condition nécessaire au maintien du contrat de travail, mais ce n’est pas vraiment avec cette approche que l’on suscitera l’adoption de l’outil sans résistance.

Passer par une phase de diagnostic et en partager les résultats permet à l’ensemble des salariés de prendre conscience que les arrangements personnels ont un coût en efficacité collective et personnelle qui peut s’avérer redoutable pour l’entreprise.

Cette phase de diagnostic permet de bien identifier les attentes des salariés et de communiquer efficacement sur les réponses efficaces qu’apporte le nouvel outil de communication unifié.

2 - Délibérer et brainstormer sur l’outil collaboratif idéal

Combien de temps pourrait-on économiser en travaillant de manière collaborative, avec un patchwork d’outils non intégrés et la vision futuriste d’un digital workplace à venir ? Un outil de communication repensé pour nos nouveaux modes de travail et nos nouveaux usages digitaux permettra d’améliorer l’efficacité individuelle comme collective et de se concentrer sur le cœur du travail et non sur les moyens pour le réaliser.

Il est essentiel de permettre aux salariés de s’exprimer sur leurs difficultés et leurs frustrations à devoir se débrouiller pour tenter d’être efficace en passant par-dessus des outils d’entreprise obsolètes. Cette phase va permettre de recueillir les attentes réelles et vérifier si le nouvel outil apporte des réponses satisfaisantes aux plus importantes.

C’est aussi dans cette phase que l’on va pouvoir construire les futurs éléments de langage qui rentreront en concordance avec les désirs des salariés et parler la même langue qu’eux pour leur présenter une solution répondant à leurs problèmes concrets de communication. On peut alors parler des usages et non pas seulement des fonctionnalités de l’outil collaboratif.

3 - Délivrer : phase d’accompagnement du changement

En clair, l’accompagnement du changement de ce projet devrait susciter de l’attente de la part des salariés d’une prise en mains de leurs problématiques par la direction et les services informatiques, et non les amener à découvrir du jour au lendemain qu’ils doivent abandonner les arrangements et bricolages auxquels ils se sont habitués, pour une solution qu’ils ne connaissent pas.

L’annonce de l’arrivée d’un tel outil collaboratif devrait être une bonne nouvelle et non l’annonce d’un besoin de contrôle de l’entreprise et de l’imposition de nouvelles contraintes.

Pour réussir ce pari il faut cependant que l’outil répondre vraiment aux besoins des salariés et marque un gain en termes d’efficience, d’ergonomie de confort de travail bien supérieur à l’outil corporate précédent ainsi qu’aux patchworks individuels des salariés.

Le nouvel outil ne vient pas écraser les salariés, mais doit leur permettre au contraire de rebondir et se libérer des contingences d’outils informatiques ou digitaux qui ne sont pas de leur ressort.

Le plan de lancement devrait « faciliter la collaboration des salariés et la prise en main » (Source : Morgan Baulme chargée de communication interne Clarins).

Ce nouvel outil doit aussi correspondre aux nouveaux modes de travail et permettre de continuer à collaborer même si l’on n’est pas à son poste de travail attitré, mais en déplacement, dans un espace de coworking ou en télétravail chez soi. On répond ainsi aux défis d’une organisation agile et des nouveaux modes de travail auxquels l’informatique doit s’adapter.

4 - Donner : soumission ou adoption ? Phase de bascule de l’enfer au paradis

En répondant à l’ensemble de ces attentes autour d’un outil collaboratif, on passe de l’enfer de la soumission au paradis de l’adoption, et on assure un déploiement rapide et réussi qui va très vite s’ancrer dans les nouvelles habitudes de travail de chacun sans risquer de s’enliser dans une phase de résistance.

Il est du devoir de l’entreprise de ne pas laisser ses salariés se débrouiller pour répondre aux nouvelles exigences d’un travail de plus en plus transversal et mobile, mais de leur proposer de les soulager de ces contraintes avec une offre enfin adaptée à la transformation actuelle du travail et des entreprises.

Vincent Berthelot

Editor-in-Chief for HRChannel TV

Vincent Berthelot est responsable de la veille stratégique à l'Observatoire des réseaux sociaux d'entreprise et conseil auprès des RH pour faire du digital un levier de l'engagement des salariés et de la performance Sociale Vincent Berthelot a été Rédacteur en chef pour HR Channel chez HRChannel TV et animé de nombreux plateaux sur l’entreprise 2.0, le community management et la socialisation des process RH. Il est aussi le co-auteur de plusieurs ouvrages sur le web social.

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