05/07/2017

Si à deux on est plus fort, alors aidé de toute une équipe et d’outils collaboratifs, on est « vraiment » plus fort ! Comme en témoigne Pierre, chef de projet marketing chez ERP+, qui depuis qu’il s’est lancé dans le collaboratif, a gagné en autonomie et en productivité.

Comment les outils de collaboration peuvent-ils m’aider à progresser dans mon travail ?

Si à deux on est plus fort, alors aidé de toute une équipe et d’outils collaboratifs, on est « vraiment » plus fort ! Comme en témoigne Pierre, chef de projet marketing chez ERP+, qui depuis qu’il s’est lancé dans le collaboratif, a gagné en autonomie et en productivité. Son responsable lui reconnaît également un engagement plus important dans son travail. En bref, la collaboration est coresponsable des bonnes performances de toute l’équipe. Comment la collaboration est-elle devenue une véritable source de productivité dans son quotidien ? Découvrez une sélection de bénéfices tangibles pour toute l’équipe.

1. Mieux s’organiser pour travailler plus efficacement

Stressé par nature, Pierre est moins angoissé par la gestion de ses projets depuis qu’il utilise les outils collaboratifs au sein de l’équipe. Ceux-ci lui indiquent les états d’avancement, les « reste à faire » et les délais. Ses missions sont clairement énoncées et transposées dans des tableaux de bord pour l’aider par exemple à planifier sereinement les étapes, les ressources, les budgets et l’alerter à chaque actualisation par l’un des membres de l’équipe.

Et optimiser sa productivité est une priorité pour tous lorsqu’on sait que par manque d’organisation on passe en moyenne 7h30 chaque semaine à rechercher des infos ! Pire, 60% des collaborateurs passent à côté d’une info essentielle ou s’appuient sur des données erronées. (Sources : Matthieu Tran Van et Konica Minolta).

Grâce aux outils collaboratifs, Pierre sait désormais où aller récupérer les données essentielles pour avancer sereinement dans sa mission. Il ne rate plus aucune information importante en allant récupérer au même endroit 

• les noms et coordonnées des ressources en charge de chaque aspect du projet

• les liens d’accès dynamiques vers les différents dossiers de partage

• les plannings d’avancement, les étapes franchies et celles à venir

• les reporting chiffrés

Et ce, avec la possibilité de s’y connecter de façon sécurisée n’importe , n’importe quand et sur n’importe quel appareil

Les outils collaboratifs pour optimiser sa gestion de projets

2. Mieux interagir avec l’équipe pour fluidifier l’avancée des projets

Autre avantage incontestable des outils collaboratifs : ils sont une réponse à la réunionite aigüe. En France, les cadres passent près de 9h par semaine en réunion mais seule une sur deux serait considérée comme productive par les participants (Source : le Figaro). Outre leurs fréquences et récurrences, sont reprochées à ces séances le manque de prise de décisions dues aux difficultés de réunir toutes les parties prenantes et de partager l’ensemble des informations au même moment. C’est ce qui a conduit Pierre à réduire de moitié ses réunions et d’appliquer au sein de l’équipe les nouveaux usages et modes de communication. Résultat une meilleure gestion du temps et des interactions plus qualitatives.

• Organiser des visioconférences est devenue une alternative à la réunion physique qui permet de rassembler plusieurs collaborateurs issus de différents sites au même moment. Gain de temps : plus besoin de se déplacer. Gain d’efficacité : chaque participant se connecte avec son propre ordinateur, partage son écran pour présenter ses documents, échange des fichiers directement en ligne pendant la séance.

• Remplacer les e-mails par des messageries instantanées. Désencombrer les boites de réception en utilisant les Réseaux Sociaux d’Entreprises (RSE) ou l’Intranet. Ces plateformes collaboratives offrent la possibilité de communiquer par le biais de groupes de participants ou selon certaines thématiques. Ces échanges informels permettent souvent de débloquer une situation en obtenant de brèves réponses.

• Instaurer des espaces de partages au sein d’un groupe projet. En partageant au sein de l’équipe les codes d’accès, il est possible de s’y connecter automatiquement pour y récupérer l’ensemble des éléments essentiels à la progression d’un projet. C’est l’assurance de travailler ensemble sur les dernières versions d’un document et de disposer de toutes les informations nécessaires.

• Utiliser des tableaux interactifs pour partager vos trouvailles avec l’équipe. Ceux-ci offrent la possibilité de conserver des infographies, vidéos ou billets de blog issus d’une veille numérique. Chaque membre de l‘équipe peut venir récupérer et partager ces contenus uniquement lorsqu’il en a besoin.

Ces outils facilitent les échanges et répondent aux nouveaux usages de fonctionnement des réunions. En mixant rencontres physiques et virtuelles, c’est l’assurance de fédérer les équipes auprès d’un projet commun.

Les différents profils d’utilisateurs d’un RSE

3. Automatiser des tâches récurrentes pour se concentrer sur sa valeur ajoutée

Sans stress, Pierre a appris à prioriser en se débarrassant de l’exécution de taches récurrentes en s’appuyant sur des outils collaboratifs dans son quotidien.

Par exemple, certaines actions sur les réseaux sociaux peuvent devenir extrêmement chronophages. Les utilisateurs et Community Managers peuvent passer jusqu’à 4h/ semaine à l’actualisation de leurs comptes Linkedin, Twitter, Facebook… (Source Sparklane). Pour réduire ce temps d’exécution et concentrer son énergie à l’élaboration d’une stratégie digitale, Pierre a choisi de planifier et d’automatiser la publication de contenus en amont. Il s’oriente désormais vers une mission à plus forte valeur ajoutée dans laquelle il pourra s’épanouir.

Pierre s’est aussi tourné vers des solutions de création de sondages en ligne pour obtenir des résultats instantanément. Il s’est concentré uniquement sur la mécanique du quiz, ses questions, son cheminement et a laissé faire les outils collaboratifs pour restituer les réponses sous la forme de graphiques.

En automatisant certaines actions récurrentes, Pierre se concentre uniquement sur les tâches à forte valeur ajoutée. Celles sur lesquelles il aura laissé libre cours à sa créativité. Pierre a nettement progressé dans son travail depuis qu’il utilise ces outils collaboratifs : il ressent moins de stress dans l’exécution de ses missions, a optimisé sa gestion du temps et reconnaît une meilleure fluidité dans les échanges grâce à une hiérarchisation de l’information centralisée. Autant de bénéfices obtenus par les outils collaboratifs pour améliorer son quotidien et accroître sa productivité. Il a même convaincu son manager de lui accorder une journée de télétravail par semaine puisqu’il peut se connecter et collaborer à distance. A partir de maintenant, vous ne poserez plus jamais la question de savoir si les outils collaboratifs vous feront progresser.

Philippe Gastaud

Digital Entrepreneur and Founder of Digital Strategic

Philippe Gastaud est Digital Entrepreneur et Fondateur de e-Strategic. Consultant en stratégie marketing digitale, il accompagne aujourd’hui les directions d’entreprises dans leur stratégie marketing et digitale pour leur permettre de gagner en notoriété et accroître leur performance commerciale.

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