24/04/2017

S’équiper en outils de communication d’entreprise est plus qu’une matière de politique d’achats ou de choix technique de matériel ou de logiciels.

Une journée en enfer chez MecaControl

S’équiper en outils de communication d’entreprise est plus qu’une matière de politique d’achats ou de choix technique de matériel ou de logiciels. Les outils de communication sont utiles pour la croissance des entreprises, mais pas uniquement. Quand la communication est mauvaise, cela revient à freiner la croissance et à ternir l’image de l’entreprise, car communication est aussi synonyme de réputation. C’est en effet un pivot central de la relation avec l’écosystème externe et interne de l’entreprise. En bref, les outils de communication, et leur bon usage, ne servent pas qu’à échanger, ils ont un impact direct sur la perception de vos capacités, sur votre image. Mal comprendre cela vous emmènerait direct dans la zone rouge, comme cela a été le cas de Marc Davaillac de MecaControl*. Racontons-ici la journée en enfer de Marc Ravaillac, patron d’une entreprise qui communique mal.

* les noms de l’entreprise et de son patron sont fictifs, l’expérience est vécue

Lundi, 07h50 : rendez-vous pour une grosse commande pour MecaControl, on approche de l’enfer

Comme beaucoup de patrons, Marc Davaillac aime arriver le premier chez MecaControl, l’entreprise qu’il a créée il y a une quinzaine d’années à Sainte-Eulalie au nord de Bordeaux. Sa spécialité ? Concevoir et intégrer des machines-outils à commandes numériques qui équiperont des usines et des ateliers un peu partout en France, et même à l’étranger. Cette entreprise, c’est toute sa vie. Ou du moins une grande partie de celle-ci. Car piloter un petit paquebot de 112 personnes dans un environnement industriel concurrentiel n’est pas toujours chose aisée. Bien sûr, les bonnes décisions, un management fin et une bonne communication sont des composantes essentielles pour la réussite, même si le facteur chance joue parfois son rôle.

Ce matin, Marc est satisfait car il doit rencontrer un industriel de Cestas spécialisé dans la conception de meubles en bois. C’est une grosse commande pour MecaControl et il est préférable de bien préparer ce rendez-vous de 9 heures car la conservation d’une dizaine d’emplois dépend de la signature de ce contrat. Un arrêt rapide à la boulangerie de la zone industrielle s’impose pour quelques croissants et chocolatines (nous sommes dans le Sud-Ouest).

Arrivé à son bureau, Marc vérifie par acquit de conscience son agenda, et catastrophe. Une demande de modification de rendez-vous par le client est passée entre les mailles du filet, tard dans la soirée de vendredi. Le rendez-vous est désormais fixé chez le client, à seulement 20 kilomètres à vol d’oiseau mais plus de deux heures de route, embouteillages obligent. Hors de question de rater ce rendez-vous important mais, la mort dans l’âme, Marc se voit contraint de téléphoner à son client pour lui expliquer qu’il aura un retard conséquent et qu’il espère que ce contretemps ne bousculera pas trop l’agenda de son interlocuteur, et se confond en plates excuses.

Lundi, 14h30 : les boîtes email sont pleines, les liens inopérants, l’enfer brûle

Marc est de retour de Cestas, où le rendez-vous s’est bien passé, malgré quelques moqueries amicales du client au sujet du dérapage d’agenda. Et comme toujours, il faut courir après la montre et rattraper le temps perdu. Pour la première fois de la journée, Marc a enfin le temps de consulter ses emails, nombreux. Un peu d’opérationnel, quelques spams et surtout un courrier en provenance de la comptabilité. Petite urgence : il faut absolument vérifier une facture… qui ne s’ouvre pas. Les boîtes email étant rapidement pleines, la consigne est donnée dans l’entreprise de placer des liens plutôt que d’envoyer des fichiers (trop souvent volumineux) en pièces jointes. Mais ça fonctionne une fois sur deux, les expéditeurs envoyant souvent un lien erroné qui pointe sur un répertoire de leur disque dur ou vers un fichier n’existant plus, ou tout simplement déplacé. Il reste une seule solution : passer en courant au service comptable pour régler le problème sur place.

Lundi, 17h30 : visioconférence avec l’Estonie, Pluton anime la réunion

Après 3 heures de « tranquillité patronale », Marc se rend dans le bureau de Philippe, ingénieur chef de projet et responsable de la R&D de son état. Objectif ? Participer à une visioconférence stratégique sur un rapprochement entre MecaControl et une entreprise de développement logiciel en Estonie. L’enjeu est de taille puisqu’il s’agit de mettre sur pied une app qui pourrait piloter certaines fonctions des machines-outils. Après un rapide chat avec l’équipe slave, il est temps de passer en visioconférence. Pour faire mieux connaissance, bien sûr, mais aussi pour partager un document PowerPoint en live. Camemberts, histogramme et phrases-chocs au programme. Philippe lance la visio et présente les deux équipes éloignées de près de 3000 kilomètres. Tout va bien ! Tout le monde se voit et communique, les français faisant fureur avec l’accent si particulier qu’ils imposent à la langue de Shakespeare. Mais au moment de rentrer dans le monde merveilleux de PowerPoint, tout bascule : impossible de lancer le fichier de présentation ni de partager l’écran avec l’équipe estonienne. Après deux redémarrages de l’application, un nouveau paramétrage, quelques fous rires sur les bords de la mer Baltique et un bon quart d’heure de perdu, les Estoniens proposent l’installation d’un logiciel qu’il faudra reconfigurer (avec leur aide) pour enfin partager les slides tant attendus qui, fort heureusement, satisfont tout le monde.

Lundi, 19h30 : un mail avec 500 Mo d’images, de PDF, de PowerPoint, la descente aux enfers

Longue journée pour Marc qui doit encore animer une réunion rapide avec Michael, son commercial qui tente de décrocher un contrat à Montréal. À peine sorti de déjeuner (il y a un décalage horaire de 6 heures en hiver), Michael rédige un compte-rendu détaillé de son rendez-vous du matin. Pour être parfaitement complet, Michael a envoyé en parallèle les éléments du dossier à Marc : pas moins de 500 Mo d’images, de PDF, de PowerPoint et même une vidéo de présentation de la future entreprise cliente. Parce que là il y a urgence, Michael se résout à tout envoyer en une dizaine d’emails séparés avec son forfait mobile. Forfait dont, au demeurant, il est propriétaire et dont il va assumer des frais d’itinérance exorbitants pour communications hors forfait. MecaControl remboursera peut-être les frais engagés le mois prochain, à condition qu’ils n’atteignent pas des sommets. Quoiqu’il en soit, Michael pestera que l’entreprise ne lui propose pas de solution dédiée, en l’obligeant à jongler avec son crédit de données restant. Michael est indéniablement favorable au fameux BYOD (Bring Your Own Device), bien-sûr, mais à condition que l’entreprise propose des solutions adaptées.

Revenons en images sur l’impact des outils de communication sur l’image de l’entreprise avec cette infographie originale :

Télécharger l'infographie (PDF - 1,51 Mo) 

Olivier Saint-Léger

IT specialist in High-Tech

Olivier Saint-Léger a exercé durant 15 ans dans les plus grands titres spécialisés de l’IT et la high-tech. Olivier Saint-Léger a également conçu et mis en place une offre digitale dédiée aux Relations de Presse chez DDB/Ketchum.

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