03/07/2017

Les entreprises optent de plus en plus pour les nouveaux outils de communication.

Les entreprises optent de plus en plus pour les nouveaux outils de communication. Logique, il faut être plus rapide et plus collaboratif. D’ailleurs, ces nouveaux outils, lorsqu’ils sont adoptés par les employés, permettent de gagner en efficacité tout en améliorant la qualité du travail. Mais voilà, il faut souvent ajouter une nouvelle compétence informatique à son arc. Pas de panique, quelques astuces permettent de se mettre facilement à jour.

Depuis deux décennies, tout a changé dans l’environnement du travail. Bien sûr, le coupable est facile à désigner : c’est logiquement l’arrivée d’Internet qui a modifié profondément notre façon de travailler.

Pourquoi ? Trois raisons principalement. Tout d’abord, à cause de cette course permanente contre le temps. Il faut par conséquent concentrer le temps, effectuer toujours plus de tâches dans une journée, bref être plus efficace. Notre travail intègre de plus en plus cette notion d’instantanéité qui répond bien à notre impératif d’être à la fois multitâche et rapide. Certes, ce n’est pas nouveau, l’arrivée du téléphone avait déjà procuré cette sensation aux travailleurs du milieu du 20ème siècle. Mais Internet a encore accéléré le travail. Les actions et les relations, qu’elles soient internes à l’entreprise ou externes vers les partenaires ou les clients, sont désormais démultipliées et (presque toujours) en temps réel.

La seconde raison vient de la richesse des échanges. La numérisation du monde ayant fait son chemin, on partage beaucoup plus et surtout beaucoup plus simplement. Résultat, on échange du texte, des images, des présentations, des vidéos, des agendas, des disques durs virtuels (même si on ne le sait pas toujours), bref, la panoplie est vaste !

La troisième raison, intimement liée à la première, est sans aucun doute le déploiement d’une palette de nouveaux outils qui répondent à ces nouvelles exigences temporelles. Et ces outils ne manquent pas. En tout premier lieu, on trouve bien entendu la messagerie qui fait office d’outil incontournable depuis 20 ans et dont les usages ne sont plus à prouver, même s’il y a un revers à la médaille.

Collaboratif tout en soignant le bien être

Fort de cette adoption par les collaborateurs, mais également avec la poussée des nouveaux usages des clients, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à miser sur ces nouveaux outils collaboratifs. Ainsi, selon une étude signée du GETIC, près de 20% des entreprises ont sauté le pas et recourent à des solutions collaboratives. L’objectif, bien entendu, étant d’améliorer la productivité et la réactivité des collaborateurs. Mais attention, cet accroissement de la productivité ne doit surtout pas augmenter le stress des employés. Justement, certaines études soulignent que les outils collaboratifs fluidifient l’organisation des travailleurs et augmentent leur autonomie. Le bien-être des employés ça compte : une étude universitaire met en avant que ce fameux bien être doperait les ventes de 37 %, la productivité de 31 %, et la créativité de 300 %.

Comme le souligne une étude du cabinet Voirin, les avantages sont nombreux. Avec ces nouveaux outils informatiques les collaborateurs peuvent, et la liste est loin d’être exhaustive, partager des informations, gérer des projets, stocker efficacement des fichiers volumineux, faire de la veille stratégique, partager du savoir, se former, développer de la visibilité en ligne, améliorer la relation client, dynamiser le marketing…

Attention à l’innovation pour l’innovation

Mais voilà, si les entreprises (et plus encore les individus) ont à leur disposition une véritable armada d’outils de communication très puissants (voir le « conversation prism » de Brian Solis ci-dessous), les collaborateurs peuvent être rapidement perdus. Il peut en effet être difficile pour les employés n’étant pas des digital natives de conserver un niveau de compétence à jour. Et pour être honnête, même la fameuse génération Millenium a bien du mal à suivre face à la démultiplication de ces solutions de communication.

Attention toutefois à trop expérimenter. Une entreprise n’est pas un laboratoire. Il faut avoir une raison déterminante pour adopter les nouveaux outils collaboratifs, et surtout se fixer des objectifs. Inutile de tout chambouler d’un coup avec une batterie de nouvelles applications complexes, dotées d’interfaces compliquées et pleines de fonctions inutiles pour les employés, surtout si c’est pour répondre à un effet de mode.

Pas de panique

Pour les employés, ce déferlement quasi constant d’outils peut en effet faire peur. Ils imposent des compétences informatiques que l’on n'a pas toujours et des règles d’usage que l’on ne maîtrise pas forcément. Pas de panique, c’est bien naturel. Les RH le savent bien, et très certainement vous allez commencer par un ou deux nouveaux outils au grand maximum. Certaines solutions, néanmoins, sont de véritables couteaux suisses de la communication et intègrent un nombre de fonctions importantes. Voici quelques conseils qui pourront vous aider à mieux vous saisir de votre nouvelle application.

Identifiez quelques collègues de travail avec lesquels vous allez expérimenter au sein d’un groupe réduit (5 ou 6 personnes maximum). Ne vous jetez pas dans le grand bain tout de suite ! Commencez avec quelques fonctions simples. Ou en tout cas celles qui vont servir vos objectifs concrets dans votre travail.

Demandez ! Il n’y a pas de honte à ne pas savoir, loin de là. Osez poser des questions dans votre groupe de démarrage. Echangez. Communiquez. Et si jamais personne n’est en mesure de vous répondre, demandez à la personne en charge du déploiement de l’application (la DSI, le directeur de BU, etc.) il aura certainement la réponse.

Formez-vous. Bien entendu, vous allez sans doute recevoir une formation interne. Mais si ça ne suffit pas, Internet regorge de formations et de tutoriels. Vous en trouverez dans à peu près n’importe quel format : texte, pas à pas ou vidéos.

Partagez vos compétences. Les outils collaboratifs favorisent et fluidifient les échanges. Appliquez ce principe dans la vraie vie. Un collègue qui bute vous remerciera …

About the author

Olivier Saint-Léger

IT specialist in High-Tech

Olivier Saint-Léger a exercé durant 15 ans dans les plus grands titres spécialisés de l’IT et la high-tech. Olivier Saint-Léger a également conçu et mis en place une offre digitale dédiée aux Relations de Presse chez DDB/Ketchum.

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