Pourquoi les applications de messagerie courantes ne sont-elles pas adaptées aux activités professionnelles ?

Les applis de messagerie sont très populaires sur le marché. Qu’il s’agisse de WhatsApp, de Messenger, de WeChat ou d’autres applications, des millions d’utilisateurs les ont adoptées. Comme ces applications sont très utiles pour les communications mobiles, bien plus rapides que la messagerie électronique et très pratiques pour la collaboration de groupe, les professionnels ont également tendance à les utiliser à des fins professionnelles. Mais cette pratique comporte des risques.

Voici 6 raisons pour lesquelles les applications de messagerie proposées sur le marché ne sont pas adaptées aux activités professionnelles.

1.Sécurité

Autoriseriez-vous vos employés à utiliser leur compte de messagerie électronique personnelle à des fins professionnelles ? Sans doute pas. Cela constituerait une menace pour votre organisation. Vous ne pourriez pas fermer leur compte s’ils devaient quitter la société ; vous n’auriez aucun contrôle sur le stockage des données ni sur les droits d’accès aux données confidentielles potentielles. Les applications de messagerie n’échappent pas à ce principe. Vos employés doivent utiliser une application professionnelle, que vous avez choisie et qui respecte votre politique en matière de sécurité. Par exemple, Whatsapp a récemment annoncé un grand bouleversement concernant sa politique de confidentialité, en autorisant sa société mère Facebook à utiliser certaines données d’utilisateurs collectées par l’application à des fins de ciblage publicitaire.
Certains services de messagerie proposés sur le marché sont également hébergés aux États-Unis, où les lois sur la protection des données et la surveillance de masse ne répondent pas aux exigences des clients européens en raison des lois rigoureuses appliquées en Europe.

2.Utilisation en mode bureau et mobile

Les applications de messagerie sont très pratiques pour les communications mobiles, et c’est l’une des raisons pour lesquelles certains employés ont tendance à les utiliser pour établir des contacts professionnels lorsqu’ils sont en dehors du bureau. Le problème est que tous leurs collègues et contacts professionnels ne sont pas « mobiles » (fonctions de back office, agents des centres d’appels, support) et ne communiquent pas tous librement leur numéro de téléphone mobile. Pour votre travail, il est primordial d’utiliser une application de messagerie compatible avec les téléphones de bureau et les smartphones, en utilisant une adresse électronique en guise d’identifiant.

3.Administration

Par ailleurs, les applications commerciales ne comportent pas de portail d’administration d’entreprise permettant de garantir un déploiement et une gestion utilisateurs faciles, la surveillance de l’utilisation, l’application d’une politique à l’échelle de toute l’entreprise, la sauvegarde, la prévention des pertes de données, etc.

4.Support

La fonction de support est essentielle dans le secteur professionnel. Lorsque quelque chose cloche, il est impératif d’agir vite. Seules les applications d’entreprise offrent des fonctions de surveillance, de support et des SLA, ainsi que le personnel qualifié associé.

5.Téléphonie et annuaire d’entreprise

Les annuaires d’entreprise évoluent en permanence à mesure que des employés rejoignent ou quittent une société. Aussi, le meilleur moyen de rester à jour consiste à autoriser l’intégration entre l’application de messagerie et l’annuaire de l’entreprise. Cette intégration a un atout supplémentaire ; en effet, lorsque vous recherchez un contact professionnel, vous n’avez pas à naviguer dans la liste de vos amis pour le trouver. Il est recommandé de séparer les contacts professionnels et les contacts personnels.
Les applications vendues dans le commerce ne permettent pas l’intégration avec un autre outil de collaboration clé, le téléphone de bureau. Seules quelques applications d’entreprise permettent de signaler la présence d’un téléphone de bureau (disponible, occupé…) dans l’application, en montrant en permanence si un collègue est immédiatement joignable ou non. L’intégration avec des systèmes téléphoniques d’entreprise permet également aux employés de passer un appel par un simple clic depuis leur application et d’utiliser leur téléphone fixe (plutôt que leur PC ou leur téléphone portable) pour appeler, pour écouter leurs messages vocaux depuis leur application, pour transférer des appels….. en bref, d’utiliser leur application de messagerie non seulement pour le chat, les appels, la vidéo, le partage, mais aussi pour contrôler les paramètres de leur téléphone.

6.Intégration avec des outils d’entreprise

Collaborer dans un environnement professionnel n’est pas aussi simple que collaborer dans un monde de consommateurs. Vos contacts professionnels ne figurent pas seulement sur votre smartphone, mais aussi dans un annuaire d’entreprise, un CRM, un référentiel de fournisseurs. Le contenu que vous partagez n’est pas seulement une photo prise avec votre smartphone ; il peut s’agir de tout document archivé sur votre PC ou sur toute solution de partage de fichiers.
Votre entreprise compte certainement de nombreux systèmes TI critiques sur lesquels repose votre prospérité, qu’il s’agisse de votre ERP, de votre système de logistique, de votre outil de comptabilité ou de votre application de RH. L’intégration avec vos moyens TI existants est un facteur clé pour votre productivité globale. Les applications commerciales standard n’offrent pas cette possibilité.

2017-11-21T10:20:32+00:00 octobre 10th, 2016|Mots-clés : , , |