Mail professionnel : adoré, détesté mais finalement nécessaire

La messagerie électronique est totalement adulée par les cadres français. Une étude récente menée par Adobe met en avant que 67% des managers en sont totalement dépendants et la placent dans leur outil de communication et de collaboration favori. Car la messagerie est le grand hub facile à utiliser et qui sert à tout ou presque : échanges d’informations, prise de rendez-vous, suivi de dossier, échange de fichiers et même outil de promotion interne. Car plus on est réactif sur la messagerie, et plus on a l’impression d’être investi dans l’entreprise. Ce qui est bien sûr une illusion que certains commencent sérieusement à remettre en question. Mais les derniers chiffres sur les usages de la messagerie électronique montrent que cette tendance n’est pas près de s’inverser.

Cette dictature de l’email est une réalité partagée par de nombreux cadres. Marc Pichon en est, malgré lui, la parfaite illustration. Comme chaque année, Marc célèbre la fin de l’hiver le plus loin possible de l’Hexagone. Ce directeur commercial de Cadralu – une grande PME de menuiserie industrielle de la région Bretagne – grand fan de randonnée, profite des vacances de Pâques pour aller se ressourcer sur des pistes lointaines, idéalement sans aucune connexion. Le « Zero Net » c’est tendance, certes, mais parfaitement nécessaire alors que nos vies publiques et privées ne cessent de se numériser. Mais voilà, Marc redoute la rentrée. Non pas à cause de son métier (qu’il aime) mais bien à cause de l’accumulation d’informations à laquelle il va devoir faire face dès son retour. Son email professionnel se place en première ligne de ses appréhensions.

Jour 1. Le difficile retour.

Ce qu’appréhendait Marc est effectivement arrivé. S’offrir une mise à distance salvatrice a un prix : sa boîte email pro déborde et 562 emails se sont accumulés durant son absence. Marc le sait : retrouver une boîte email fonctionnelle, sans aucun message en attente de lecture ou de réponse va lui demander un temps conséquent. Plus que conséquent. Deux options s’offrent donc à lui. La première serait de survoler les 562 messages en attente et faire un tri rapide sur la base des objets des messages. L’objectif étant de perdre le moins de temps possible pour reprendre au plus vite les affaires courantes. Malheureusement, sans aucune hiérarchisation ou niveau de priorité des messages, le risque de laisser passer un message important (car peut-être mal formulé) est fort. Pas de risque à prendre auprès des trois gros distributeurs et des deux prospects qui attendent son retour. Il va donc falloir en passer par une lecture complète des messages où l’important se mélange joyeusement avec le futile.

Jour 2. Pièces jointes infernales.

Ça devait arriver. Entre les emails en attente, les dossiers qui doivent partir et les affaires courantes, la boîte aux lettres électronique de Marc est saturée. Plus rien ne rentre et impossible d’envoyer les nouveaux catalogues produits aux distributeurs. Problème : un de ces derniers vient d’appeler Marc pour lui dire que son email de ce matin n’avait pas pu être acheminé. Ce qui pose un sérieux problème de relation avec les clients, il faut bien l’avouer. En urgence, Marc va négocier avec Alain, le DSI de Cadralu, qui fort heureusement est un ami de longue date. Marc a désormais une BAL largement augmentée et fonctionnelle. Mais avec une injonction ferme d’Alain pour qu’il « fasse le ménage au plus vite ». Plus le choix, Marc va devoir traiter rapidement sa boîte. C’est un temps considérable qu’il va devoir sacrifier. Une fois les messages pour lesquels il n’était qu’en copie supprimés directement, et à raison d’une moyenne de trois minutes par email, les 200 emails restants à traiter dans sa BAL vont lui prendre au bas mot 10 heures de son temps de travail. Un bon 15% de sa semaine de rentrée. Marc avait réellement de quoi avoir des appréhensions…

Jour 5. Retour à la normale. Presque.

Petit à petit, la messagerie électronique de Marc reprend son fonctionnement de croisière. En revanche, les problèmes organisationnels générés par celle-ci ne varient pas. Il y va même d’une certaine récurrence qui fait désormais partie des processus de communication ! En vrac, Marc aura dû redemander à un expéditeur une pièce jointe qui devait se trouver dans son email initial… et qui bien entendu était manquante ; il aura peiné pour retrouver le lieu d’un rendez-vous avec un client fixé bien entendu par email ; il aura pesté en essayant de retrouver la dernière version du document validé par le client ; il aura perdu du temps pour suivre (et parfois même comprendre) une discussion avec ses équipes… Bref, si sa messagerie semble le hub idéal pour toute sa communication, elle lui fait clairement perdre du temps. Non, la messagerie ne répond pas à tout. Et elle ne doit surtout pas avoir cette vocation.

De l’enfer au paradis

Alors faut-il définitivement se débarrasser de la messagerie électronique ? Certains ont réellement tenté l’expérience du « zéro email » avec plus ou moins de succès. Disons simplement que jeter le bébé avec l’eau du bain n’est jamais la meilleure des options. L’email, oui, mais avec mesure. Voici donc quelques conseils pour optimiser son usage :
– En premier lieu, hiérarchisez ! Répertoriez, classez, filtrez. Tous les messages n’ont pas la même valeur. Tant que faire se peut, n’utilisez la messagerie que pour les échanges ayant besoin d’être conservés, ceux qui ont un sens, ceux qui ont une valeur certaine dans le déroulement d’un dossier.
Purgez votre boîte régulièrement (tous les six mois par exemple).
– Le superflu ? La discussion ? Utilisez des canaux spécifiques pour cela. Les systèmes de messagerie instantanée ont été conçus à cet effet. Ils sont simples, pratiques et collaboratifs. Ils sont aussi éventuellement le moyen de contourner les pièces jointes.
– Évitez la malédiction des pièces jointes, justement. Le mail n’a pas été fait pour ça. Utilisez plutôt des zones de stockage dans le cloud. Les effets sont immédiats : messagerie allégée et plus rapide, et historisation des documents dans la plateforme de partage (ce qui a le mérite d’éviter les erreurs de versioning).
– D’une façon générale, utilisez le bon outil pour la bonne fonction. Un rendez-vous, par exemple, sera fixé directement depuis l’agenda électronique, un email étant alors envoyé directement par la plateforme aux participants.
Il existe de très nombreux moyens d’améliorer son utilisation de l’email, comme ici.

En tout état de cause, optimiser son usage des emails ne pourra être que bénéfique pour votre job, les finances de votre entreprise… et votre tranquillité d’esprit.

Olivier Saint-Léger

Olivier Saint-Léger

Olivier Saint-Léger a exercé durant 15 ans dans les plus grands titres spécialisés de l’IT et la high-tech. Olivier Saint-Léger a également conçu et mis en place une offre digitale dédiée aux Relations de Presse chez DDB/Ketchum.
Olivier Saint-Léger
2017-11-21T11:21:05+00:00 juin 15th, 2017|Mots-clés : |
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