5 conseils pour bien utiliser les outils de communication

48% des utilisateurs d’outils de communication et de collaboration pensent que ceux-ci diminuent leurs rapports humains.

L’usage que l’on fait d’un outil ne correspond pas toujours à son objectif premier

Ce chiffre issu de notre étude peut surprendre : les outils de communication ne sont-ils pas conçus pour renforcer les rapports entre humains ? En réalité, l’outil ne peut être entièrement responsable de ce sentiment. Au fil de notre apprentissage des outils digitaux, nous avons peu à peu détourné leur usage : au lieu de nous en servir pour faciliter nos relations entre humains, nous les utilisons parfois pour les remplacer.

Prenons l’exemple du premier réseau social professionnel, LinkedIn. Son objectif premier est d’apporter une dimension digitale au networking, en permettant à des professionnels de se rencontrer physiquement après s’être contacté sur internet. L’usage en a fait progressivement un outil de prospection, et aujourd’hui il n’est pas rare de voir dans nos InBox davantage de sollicitations automatiques que de messages qui nous sont réellement destinés. Il y a également bien longtemps que le mail est devenu un centre de tri entre courrier, spam, messages en copie, etc.

Retrouvez tous les résultats de notre enquête sur les outils de communication et de collaboration dans notre livre blanc « L’enfer des outils de communication ».

Y a-t-il une surutilisation des outils pour compenser la peur d’une fracture digitale ?

La statistique de cet article fait également écho à un chiffre que nous avons récemment analysé : celui des 62% de répondants qui pensent voir une inégalité entre ceux qui maîtrisent le digital et les autres. Ne pas maîtriser les outils digitaux qui s’imposent dans de nombreux secteurs fait effectivement prendre le risque de ne pas monter en compétence.

Comme l’avance Bernard Soinne dans un billet posté sur son blog, les outils modernes de communication remplacent ainsi les outils traditionnels, car ne pas les utiliser revient à s’exclure d’un groupe qui les maîtrise. D’où une certaine surutilisation du numérique pour des choses qui ne sont pas faites pour cela : le numérique remplit sa tâche pour des échanges fonctionnels, mais n’apportera jamais la richesse d’une interaction physique (et ce n’est pas le but de ces outils).

5 conseils pour utiliser les outils de communication à bon escient

Le digital occupe néanmoins une place importante dans nos interactions, et les gains apportés sont indéniables, bien qu’il soit nécessaire de respecter quelques règles (inspirées de notre expérience et d’un billet de blog de Joe Robinson) :

  • Utilisez l’outil de communication principalement pour des messages courts, ou dans le cas où vous souhaitez conserver la preuve d’une conversation.
  • Dès qu’un mail fait plus de 3 lignes, prenez le téléphone pour appeler votre correspondant.
  • En cas de litige, ne répondez jamais par mail: appelez votre interlocuteur ou mieux, essayez de le voir en physique.
  • Respectez votre droit à la déconnexion, ainsi que celui des autres : les soirées, week-end et vacances ne sont pas faits pour travailler.
  • Ne répondez pas immédiatement aux messages et supprimez les notifications. Vous contrôlez vos outils digitaux, pas le contraire.

Retrouvez tous les résultats de notre enquête sur les outils de communication et de collaboration dans notre livre blanc « L’enfer des outils de communication ».

Découvrez également

2018-06-07T09:55:22+00:00 juin 7th, 2018|Mots-clés : , , , |