Comment être plus productif avec le numérique ?

83% des répondants à notre étude pensent que les outils de communication et de collaboration leur permettent de gagner en productivité.

L’information au cœur de la productivité

La recherche d’informations est souvent un long parcours solitaire jonché d’obstacles, qui finit par diminuer la productivité des collaborateurs de l’entreprise. Le Big Data, cette avalanche de données que l’on stocke sans vraiment être capable de les traiter, et le papier encore utilisé dans nombre d’entreprises et d’administrations achèvent de compliquer la tâche. L’AIM avance même le chiffre de 7h30 par semaine à chercher une information sans la trouver. La recherche et l’archivage des informations occupe donc une place de choix dans les attentes du numérique. Et les répondants à notre étude ne s’y trompent pas : 81% d’entre eux déclarent que les outils de communication et de collaboration leur font gagner du temps.

Comment être plus productif grâce au digital ?

De la promesse en gains de productivité à sa concrétisation, il n’y a qu’un pas, que nous vous proposons de franchir, en suivant ces 3 étapes :

  • Planifier et organiser: le but est de mettre les données essentielles à disposition de toutes les personnes qui prennent part au projet. Parmi ces données, on retrouvera les contacts utiles, des dossiers partagés correctement ordonnés, les plannings de projet, etc. Le but est de faciliter d’une part l’accès à l’information et d’autre part le contact direct entre membres du projet (et donc limiter les réunions inutiles).
  • Mieux communiquer : cette étape consistera surtout à supprimer les échanges de mails en interne. Un tchat sera plus adapté à des échanges succins, tout en gardant une historisation de ceux-ci.
  • Automatiser: une fois que l’organisation sera bien rôdée et que la communication entre les personnes intervenant dans le projet sera bien mise en place, il sera enfin temps d’exploiter pleinement les fonctionnalités de l’outil. Planifier des posts, programmer une macro etc., tout cela permettra de grappiller quelques minutes de travail ici et là, qui représenteront au final une somme conséquente de temps libéré.

Ces trois étapes doivent se faire dans l’ordre : on ne rappellera jamais assez qu’un outil ne fait pas tout, et il est nécessaire de  s’organiser en amont avant d’exploiter les fonctionnalités de l’outil pour en tirer un gain en productivité.

Retrouvez tous les résultats de notre enquête sur les outils de communication et de collaboration dans notre livre blanc « Le paradis des outils de communication ».