Comment réduire le nombre de réunions au bureau ?

60% des répondants à notre étude pensent que les outils de communication et de collaboration permettent de réduire le nombre de réunions.

Les réunions, l’épine dans le pied des cadres

On entend souvent des cadres se plaindre de la durée des réunions et remettre en question leur utilité, mais qu’en est-il réellement ? Une étude réalisée par OpinionWay nous apporte une réponse sans équivoque : on estime que les cadres passent 6 semaines par an en réunion, et seulement 52% seraient véritablement utiles. Signe révélateur du peu d’intérêt éprouvé par certains, parmi les personnes utilisant leur ordinateur en réunion, 57% s’en servent pour consulter leurs mails… Et seule une réunion sur 4 aboutirait à une décision finale, le reste ayant pour objectif un simple partage d’informations.

Les outils de communication au secours des réunions

Les outils de communication et de collaboration semblent donc être la solution parfaite pour réduire le temps passé en réunion, voire éviter celles-ci grâce à une meilleure circulation de l’information. C’est en tout cas l’avis de 60% de nos répondants. Mais l’outil ne fait pas tout, et il faut pouvoir s’organiser pour apporter plus d’efficacité aux réunions. C’est le message de Vincent Berthelot, fondateur de Conseil Web Social, qui dans notre livre blanc donne quelques conseils pour réduire le nombre et la durée des réunions grâce au digital : « l’organisation d’une réunion avec des outils collaboratifs nécessite plus de préparation qu’une simple réunion physique. Il faut arriver à réunir toutes les personnes, s’assurer que tous disposent des documents nécessaires, que les propositions ont bien été préparées, etc. », prévient-il. « Les réunions à distance doivent être beaucoup plus courtes, avec moins de « blabla », le but étant de réduire le temps perdu et éviter les réunions tunnel ».

Redonner un sens aux réunions passe donc avant tout par une organisation rigoureuse et une volonté de changement, sans quoi l’outil ne pourra prouver son efficacité.

Retrouvez tous les résultats de notre enquête sur les outils de communication et de collaboration dans notre livre blanc « Le paradis des outils de communication ».

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2018-06-14T09:15:21+00:00 juin 14th, 2018|Mots-clés : , , , |